E-faktura w dalszym ciągu potrzebuje elektronicznego podpisu. Za to, dzięki precyzyjniejszym przepisom, nie są już kwestionowane przez skarbówkę.
Nowoczesne wysyłanie faktur drogą internetową przyspiesza pracę przedsiębiorcom. Są o wiele bardziej praktyczne od klasycznych papierowych wydruków. Dzięki nim można dużo zaoszczędzić na papierze drukarskim, kopertach, znaczkach pocztowych, jak również na samym tuszu do drukarek. Lecz zgodnie z Rozporządzeniem Ministerstwa Finansów i art. 106 ustęp 10 i 11 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku VAT, warunkiem używania tejże metody, jest m.in. pisemna zgoda odbiorcy dokumentu na ten rodzaj przesyłania
Co więcej,dokumentację firmową w postaci elektronicznej, trzeba archiwizować na specjalnie zabezpieczonych komputerach. Po pierwsze, muszą być one chronione przed wirusami i pozostałymi zagrożeniami mającymi związek z trwałą utratą danych. Muszą również zostać chronione przed bezprawnymi zmianami i nieupoważnionym wglądem w dane osobowe. Jednak ma to swoją korzyść wynikającą z zaoszczędzonego miejsca w firmie. Zamiast sterty papierów, archiwizuje się jedynie nośnik danych.
Koszty elektronicznego podpisu
Zapewne do zalet elektronicznych dokumentów nie należy konieczność stosowania podpisów elektronicznych, gdyż trzeba je zainstalować na komputerze i zakupić na nie certyfikat.
Za podpis należy zapłacić zatem od 300 do 600 zł. Jest to koszt zakupu czytnika, oprogramowania i kart koniecznych do tego, by podpisać się elektronicznie. Natomiast, odnowienie certyfikatu to koszt 130 zł. rocznie.